This Privacy Policy explains how VIREOS TERRAVIE, PTE. LTD. ("Vireos", "we", "us") collects, uses, shares and protects your personal data when you use the Vireos mobile application, the website vireos.app and related services (together, the "Service"). We wrote it to be read, not skimmed past. If anything is unclear, email privacy@vireos.app.
1. Who we are
The data controller responsible for your personal data is:
VIREOS TERRAVIE, PTE. LTD.
UEN: 202616092D
32 Cairnhill Road, #17-02, Urban Resort Condominium, Singapore 229657
Data Protection Officer: privacy@vireos.app
2. Data we collect
2.1 Data you give us
- Account data: name, email address, password (stored only as a secure hash by our authentication provider), date of birth (to confirm you are 18 or older), country, gender (optional, used for personalised greetings) and preferred language.
- Product data: the products you track, such as name, brand, category, purchase, opening and expiry dates, Period After Opening (PAO) period, storage method, price, quantity, notes and optional photos.
- Profile photo (optional).
- Communications: messages you send to our support team and feedback you give us.
- Consent records: when and which version of our Terms and this Policy you accepted, and your marketing preference.
2.2 Data collected automatically
- Device and technical data: device model, operating system, app version, language, time zone, IP address and crash or error reports.
- Usage data: features used and in-app actions, used in aggregate to improve the Service.
- Approximate location: country, inferred from your IP address or device settings, to show the right language, prices and payment methods. We do not collect precise GPS location.
2.3 Data from third parties
- App stores and payment providers: confirmation of purchase, subscription status and renewal dates. We never receive or store your full card number or CVV.
- Product databases: when you scan a barcode, we look up product information (for example from Open Beauty Facts) using the barcode only.
2.4 What we do not collect
We do not ask for government ID numbers (such as KTP, NRIC or passport), biometric data or precise location. Product photos are used only to show your products back to you. We do not use them to infer anything about your health.
3. How we use your data
| Purpose | Legal basis |
|---|---|
| Create and manage your account; verify you are 18+ | Contract; legal obligation |
| Track your products, calculate expiry dates and send reminders | Contract |
| Process subscriptions and payments | Contract; legal obligation (tax and accounting) |
| Show savings analytics and badges | Contract |
| Provide customer support | Contract; legitimate interests |
| Keep the Service secure and prevent fraud or abuse | Legitimate interests; legal obligation |
| Improve the Service using aggregated, de-identified data | Legitimate interests |
| Send newsletters and offers | Consent (opt-in only) |
| Comply with law and respond to lawful requests | Legal obligation |
We do not make decisions about you based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects. Expiry calculations and reminders are automated, but they are suggestions you remain free to ignore.
4. Who we share it with
We do not sell your personal data, and we do not share it for cross-context behavioural advertising. We share it only with:
- Service providers (processors) who act on our instructions under contract: cloud hosting and database (Supabase, servers in Singapore), app distribution and in-app payments (Apple App Store, Google Play), payment processing (e.g. Stripe), transactional email delivery, and crash reporting or analytics tools where enabled.
- Product information services such as Open Beauty Facts, which receive only the barcode you scan.
- Family members you invite, once family sharing is available, who will see only the products you choose to share.
- Authorities, when required by law, court order or to protect the rights, safety and property of users, the public or Vireos.
- A successor in a merger, acquisition or sale of assets, in which case we will tell you before your data becomes subject to a different privacy policy.
Links to marketplaces (such as Tokopedia, Shopee or Sociolla) may contain affiliate codes. When you follow them, you leave Vireos and that marketplace's privacy policy applies. We do not pass your personal data to them.
5. International transfers
Your data is stored primarily in Singapore. Some service providers may process data in other countries, including the United States and the European Union. Where data leaves your country, we take steps required by applicable law to keep it protected to a comparable standard, such as contractual safeguards (including Standard Contractual Clauses where GDPR applies) and, for users in Indonesia, the cross-border transfer requirements of Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection (UU PDP).
6. How long we keep it
| Data | Retention |
|---|---|
| Account and product data | While your account is active. Deleted within 30 days of account deletion, except as below. |
| Backups | Overwritten within 90 days of deletion |
| Transaction and invoice records | As required by tax and accounting law (generally 5 to 10 years, depending on country) |
| Support conversations | Up to 3 years after the conversation ends |
| Security logs | Up to 12 months |
| Marketing consent | Until you withdraw it, plus a record that you did |
| Accounts inactive for 24 months | We will email you first, then delete or anonymise them |
7. Security
We use encryption in transit (HTTPS/TLS), encryption at rest provided by our hosting provider, row-level access controls so each user can only access their own records, hashed passwords, and restricted, logged staff access. No system is perfectly secure, but we work to protect your data and review our safeguards regularly.
If a data breach is likely to harm you, we will notify you and the relevant authorities within the time limits required by law, including within 3 × 24 hours under Indonesia's UU PDP and within 3 calendar days of assessment under Singapore's PDPA for notifiable breaches.
8. Your rights
Depending on where you live, you may have the right to:
- be informed about how your data is processed;
- access and get a copy of your data;
- correct inaccurate or incomplete data;
- delete your data and your account;
- receive your data in a portable, machine-readable format (JSON or CSV);
- restrict or object to certain processing, including direct marketing;
- withdraw consent at any time, without affecting processing that happened before;
- not be subject to solely automated decisions with significant effects;
- lodge a complaint with a data protection authority.
How to exercise them: use the account settings in the app, or email privacy@vireos.app with the subject "Data Request". We may need to verify your identity first. We respond within 30 days (or sooner where local law requires) and will not charge you or treat you differently for using your rights.
9. Region-specific information
Indonesia
We process personal data in line with UU PDP (Law No. 27 of 2022), Government Regulation No. 71 of 2019 and Government Regulation No. 17 of 2025 (PP TUNAS) on child protection in electronic systems. Your rights under UU PDP include those in Articles 5 to 13, including compensation for violations. You may complain to the Ministry of Communication and Digital Affairs (Komdigi) or, once established, the Personal Data Protection Agency.
Singapore
We comply with the Personal Data Protection Act 2012 (PDPA). You may contact the Personal Data Protection Commission (pdpc.gov.sg).
Malaysia
We comply with the Personal Data Protection Act 2010. You may contact the Personal Data Protection Department (pdp.gov.my).
European Economic Area and United Kingdom
The legal bases in section 3 apply under the GDPR and UK GDPR. You may complain to your local supervisory authority.
California, United States
Under the CCPA as amended by the CPRA, you may request to know, delete or correct personal information and to limit use of sensitive personal information. We do not sell or share personal information, and we do not knowingly collect data from anyone under 18. In the past 12 months we collected identifiers, account information, commercial information (subscription status), internet and device activity, and approximate geolocation, for the purposes in section 3.
10. Children
The Service is only for people aged 18 and over. We ask for date of birth at sign-up and do not knowingly collect data from anyone younger. If we learn that a user is under 18, we will deactivate the account within 24 hours and delete the data within 7 working days. Parents or guardians can contact privacy@vireos.app with the subject "Child Data Removal".
11. Cookies and tracking
This website does not use advertising or third-party tracking cookies. It stores only your language preference in your browser. The app does not track you across other companies' apps or websites. If we add analytics that require consent, we will ask first.
12. Marketing messages
Service messages (such as expiry reminders, account and billing notices) are part of the Service. You can turn reminders off in the app. Newsletters and promotions are sent only if you opt in, and every email has an unsubscribe link.
13. Third-party links
The Service may link to marketplaces and other websites we do not control. Their privacy practices are their own, so please read their policies.
14. Changes to this policy
We may update this Policy. For material changes we will notify you in the app or by email at least 30 days before they take effect, and ask for your consent again where the law requires. The date at the top shows the latest version.
15. Contact and complaints
VIREOS TERRAVIE, PTE. LTD. · Data Protection Officer · privacy@vireos.app
General support: support@vireos.app
If you are not satisfied with our response, you can contact the data protection authority in your country.
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana VIREOS TERRAVIE, PTE. LTD. ("Vireos", "kami") mengumpulkan, menggunakan, membagikan, dan melindungi data pribadi kamu saat menggunakan aplikasi Vireos, situs vireos.app, dan layanan terkait (bersama-sama disebut "Layanan"). Jika ada yang kurang jelas, hubungi privacy@vireos.app.
1. Siapa kami
Pengendali Data Pribadi yang bertanggung jawab atas data kamu adalah:
VIREOS TERRAVIE, PTE. LTD.
UEN: 202616092D
32 Cairnhill Road, #17-02, Urban Resort Condominium, Singapura 229657
Pejabat Pelindungan Data Pribadi: privacy@vireos.app
2. Data yang kami kumpulkan
2.1 Data yang kamu berikan
- Data akun: nama, alamat email, kata sandi (disimpan hanya dalam bentuk hash oleh penyedia autentikasi kami), tanggal lahir (untuk memastikan kamu berusia minimal 18 tahun), negara, jenis kelamin (opsional, untuk sapaan personal), dan bahasa pilihan.
- Data produk: produk yang kamu catat, seperti nama, merek, kategori, tanggal beli, tanggal dibuka, tanggal kedaluwarsa, masa pakai setelah dibuka (PAO), cara penyimpanan, harga, jumlah, catatan, dan foto (opsional).
- Foto profil (opsional).
- Komunikasi: pesan yang kamu kirim ke tim dukungan dan masukan yang kamu berikan.
- Catatan persetujuan: kapan dan versi mana dari Syarat Penggunaan serta Kebijakan ini yang kamu setujui, serta preferensi pemasaranmu.
2.2 Data yang dikumpulkan otomatis
- Data perangkat dan teknis: model perangkat, sistem operasi, versi aplikasi, bahasa, zona waktu, alamat IP, serta laporan crash atau error.
- Data penggunaan: fitur yang dipakai dan aktivitas dalam aplikasi, digunakan secara agregat untuk meningkatkan Layanan.
- Lokasi perkiraan: negara, diperkirakan dari alamat IP atau pengaturan perangkat, untuk menampilkan bahasa, harga, dan metode pembayaran yang sesuai. Kami tidak mengumpulkan lokasi GPS yang presisi.
2.3 Data dari pihak ketiga
- Toko aplikasi dan penyedia pembayaran: konfirmasi pembelian, status langganan, dan tanggal perpanjangan. Kami tidak pernah menerima atau menyimpan nomor kartu lengkap atau CVV kamu.
- Basis data produk: saat kamu memindai barcode, kami mencari informasi produk (misalnya dari Open Beauty Facts) hanya dengan menggunakan nomor barcode.
2.4 Yang tidak kami kumpulkan
Kami tidak meminta nomor identitas resmi (seperti KTP, NRIC, atau paspor), data biometrik, atau lokasi presisi. Foto produk hanya digunakan untuk menampilkan produkmu kembali kepadamu, bukan untuk menyimpulkan apa pun tentang kesehatanmu.
3. Bagaimana kami menggunakan data
| Tujuan | Dasar pemrosesan |
|---|---|
| Membuat dan mengelola akun; memastikan usia 18+ | Pelaksanaan perjanjian; kewajiban hukum |
| Mencatat produk, menghitung tanggal kedaluwarsa, dan mengirim pengingat | Pelaksanaan perjanjian |
| Memproses langganan dan pembayaran | Pelaksanaan perjanjian; kewajiban hukum (pajak dan akuntansi) |
| Menampilkan analitik penghematan dan badge | Pelaksanaan perjanjian |
| Memberikan dukungan pelanggan | Pelaksanaan perjanjian; kepentingan yang sah |
| Menjaga keamanan Layanan dan mencegah penipuan atau penyalahgunaan | Kepentingan yang sah; kewajiban hukum |
| Meningkatkan Layanan dengan data agregat yang tidak mengidentifikasi | Kepentingan yang sah |
| Mengirim newsletter dan promo | Persetujuan (hanya jika kamu memilih ikut) |
| Mematuhi hukum dan menanggapi permintaan yang sah | Kewajiban hukum |
Kami tidak mengambil keputusan tentang kamu yang semata-mata berdasarkan pemrosesan otomatis dan berdampak hukum atau signifikan. Perhitungan kedaluwarsa dan pengingat bersifat otomatis, tetapi hanya berupa saran yang bebas kamu abaikan.
4. Dengan siapa data dibagikan
Kami tidak menjual data pribadi kamu, dan tidak membagikannya untuk iklan perilaku lintas konteks. Kami hanya membagikannya kepada:
- Penyedia layanan (prosesor) yang bertindak atas instruksi kami berdasarkan kontrak: hosting cloud dan basis data (Supabase, server di Singapura), distribusi aplikasi dan pembayaran dalam aplikasi (Apple App Store, Google Play), pemrosesan pembayaran (misalnya Stripe), pengiriman email transaksional, serta alat laporan crash atau analitik bila diaktifkan.
- Layanan informasi produk seperti Open Beauty Facts, yang hanya menerima nomor barcode yang kamu pindai.
- Anggota keluarga yang kamu undang, setelah fitur berbagi keluarga tersedia, yang hanya dapat melihat produk yang kamu pilih untuk dibagikan.
- Pihak berwenang, bila diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau untuk melindungi hak, keselamatan, dan properti pengguna, publik, atau Vireos.
- Penerus usaha dalam merger, akuisisi, atau penjualan aset. Kami akan memberitahumu sebelum datamu tunduk pada kebijakan privasi yang berbeda.
Tautan ke marketplace (seperti Tokopedia, Shopee, atau Sociolla) dapat berisi kode afiliasi. Saat kamu membukanya, kamu meninggalkan Vireos dan kebijakan privasi marketplace tersebut yang berlaku. Kami tidak meneruskan data pribadimu kepada mereka.
5. Transfer internasional
Datamu terutama disimpan di Singapura. Beberapa penyedia layanan dapat memproses data di negara lain, termasuk Amerika Serikat dan Uni Eropa. Bila data dipindahkan keluar dari negaramu, kami mengambil langkah yang diwajibkan hukum agar perlindungannya setara, seperti perlindungan kontraktual (termasuk Standard Contractual Clauses bila GDPR berlaku) dan, untuk pengguna di Indonesia, ketentuan transfer data lintas negara dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
6. Berapa lama data disimpan
| Data | Masa simpan |
|---|---|
| Data akun dan produk | Selama akun aktif. Dihapus dalam 30 hari setelah akun dihapus, kecuali yang tercantum di bawah. |
| Cadangan (backup) | Tertimpa dalam 90 hari setelah penghapusan |
| Catatan transaksi dan faktur | Sesuai kewajiban hukum pajak dan akuntansi (umumnya 5 sampai 10 tahun, tergantung negara) |
| Percakapan dukungan | Hingga 3 tahun setelah percakapan selesai |
| Log keamanan | Hingga 12 bulan |
| Persetujuan pemasaran | Sampai kamu menariknya, beserta catatan penarikannya |
| Akun yang tidak aktif 24 bulan | Kami kirim email lebih dulu, lalu menghapus atau menganonimkannya |
7. Keamanan
Kami menggunakan enkripsi saat data dikirim (HTTPS/TLS), enkripsi saat disimpan yang disediakan penyedia hosting, kontrol akses per baris data sehingga setiap pengguna hanya bisa mengakses datanya sendiri, kata sandi yang di-hash, serta akses staf yang terbatas dan tercatat. Tidak ada sistem yang aman sempurna, tetapi kami terus melindungi datamu dan meninjau pengamanan kami secara berkala.
Jika terjadi kebocoran data yang berpotensi merugikanmu, kami akan memberitahu kamu dan otoritas terkait dalam batas waktu yang diwajibkan hukum, termasuk paling lambat 3 × 24 jam menurut UU PDP Indonesia dan 3 hari kalender setelah penilaian menurut PDPA Singapura untuk kebocoran yang wajib dilaporkan.
8. Hak kamu
Tergantung tempat tinggalmu, kamu berhak untuk:
- mendapatkan informasi tentang pemrosesan datamu;
- mengakses dan mendapatkan salinan datamu;
- memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap;
- menghapus data dan akunmu;
- menerima datamu dalam format yang dapat dipindahkan dan dibaca mesin (JSON atau CSV);
- membatasi atau menolak pemrosesan tertentu, termasuk pemasaran langsung;
- menarik persetujuan kapan saja, tanpa memengaruhi pemrosesan yang sudah terjadi sebelumnya;
- tidak dikenai keputusan yang sepenuhnya otomatis dan berdampak signifikan;
- mengajukan pengaduan ke otoritas pelindungan data.
Cara menggunakan hakmu: lewat pengaturan akun di aplikasi, atau email ke privacy@vireos.app dengan subjek "Permintaan Data". Kami mungkin perlu memverifikasi identitasmu lebih dulu. Kami merespons dalam 30 hari (atau lebih cepat bila diwajibkan hukum setempat), tanpa biaya dan tanpa memperlakukanmu secara berbeda karena menggunakan hakmu.
9. Ketentuan per wilayah
Indonesia
Kami memproses data pribadi sesuai UU PDP (UU Nomor 27 Tahun 2022), Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019, dan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2025 (PP TUNAS) tentang pelindungan anak dalam sistem elektronik. Hakmu berdasarkan UU PDP mencakup hak dalam Pasal 5 sampai 13, termasuk hak atas ganti rugi atas pelanggaran. Kamu dapat mengadu ke Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) atau, setelah terbentuk, lembaga pelindungan data pribadi.
Singapura
Kami mematuhi Personal Data Protection Act 2012 (PDPA). Kamu dapat menghubungi Personal Data Protection Commission (pdpc.gov.sg).
Malaysia
Kami mematuhi Personal Data Protection Act 2010. Kamu dapat menghubungi Jabatan Perlindungan Data Peribadi (pdp.gov.my).
Kawasan Ekonomi Eropa dan Inggris
Dasar pemrosesan di bagian 3 berlaku berdasarkan GDPR dan UK GDPR. Kamu dapat mengadu ke otoritas pengawas setempat.
California, Amerika Serikat
Berdasarkan CCPA sebagaimana diubah oleh CPRA, kamu dapat meminta untuk mengetahui, menghapus, atau memperbaiki informasi pribadi serta membatasi penggunaan informasi pribadi yang sensitif. Kami tidak menjual atau membagikan informasi pribadi, dan tidak dengan sengaja mengumpulkan data dari siapa pun di bawah 18 tahun.
10. Anak-anak
Layanan ini hanya untuk pengguna berusia 18 tahun ke atas. Kami meminta tanggal lahir saat pendaftaran dan tidak dengan sengaja mengumpulkan data dari pengguna yang lebih muda. Jika kami mengetahui ada pengguna di bawah 18 tahun, akun akan dinonaktifkan dalam 24 jam dan datanya dihapus dalam 7 hari kerja. Orang tua atau wali dapat menghubungi privacy@vireos.app dengan subjek "Penghapusan Data Anak".
11. Cookies dan pelacakan
Situs ini tidak menggunakan cookies iklan atau pelacak pihak ketiga. Situs hanya menyimpan pilihan bahasamu di browser. Aplikasi tidak melacakmu di aplikasi atau situs milik perusahaan lain. Jika kami menambahkan analitik yang membutuhkan persetujuan, kami akan meminta izinmu lebih dulu.
12. Pesan pemasaran
Pesan layanan (seperti pengingat kedaluwarsa, pemberitahuan akun dan tagihan) adalah bagian dari Layanan. Kamu bisa mematikan pengingat di aplikasi. Newsletter dan promo hanya dikirim jika kamu memilih ikut, dan setiap email memiliki tautan berhenti berlangganan.
13. Tautan pihak ketiga
Layanan dapat menautkan ke marketplace dan situs lain yang tidak kami kendalikan. Praktik privasi mereka adalah tanggung jawab mereka, jadi silakan baca kebijakan mereka.
14. Perubahan kebijakan
Kami dapat memperbarui Kebijakan ini. Untuk perubahan penting, kami akan memberitahu lewat aplikasi atau email paling lambat 30 hari sebelum berlaku, dan meminta persetujuan ulang bila diwajibkan hukum. Tanggal di bagian atas menunjukkan versi terbaru.
15. Kontak dan pengaduan
VIREOS TERRAVIE, PTE. LTD. · Pejabat Pelindungan Data Pribadi · privacy@vireos.app
Dukungan umum: support@vireos.app
Jika kamu tidak puas dengan tanggapan kami, kamu dapat menghubungi otoritas pelindungan data di negaramu.